Domande Frequenti

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Come si accede alla piattaforma FIP?

vedi come si accede a questa pagina:

Come si accede

Come si inserisce un nuovo acquisto da fornitore?

Accedere al sistema FIP

Cliccare sul tab "Acquisto fornitore" (vedere immagine di seguito, cliccare sull'immagine per ingrandirla)

Si apre una nuova schermata (vedere immagine di seguito, cliccare sull'immagine per ingrandirla)

Compilare i campi:
1) Bolla d'accompagnamento nr.: inserire il numero di DDT del fornitore
2) Collaboratore: persona responsabile di caricare il DDT a sistema
3) Venditore:
Cust. No. / Name: inserire la ragione sociale del fornitore o cliccare sul bottone grigio in fondo al campo per aprire la finestra di ricerca
4) Prodotto: aprire il menu a tendina e selezionare il prodotto oggetto dell'acquisto
5) Valore lordo: cliccare sul tasto quadrato subito dopo il simbolo dei kg per inserire la quantità lorda e la tara come da DDT del fornitore
6) BIO/CONV: aprire il menu a tendina e selezionare la lettera B per "biologico" o C per "in conversione"

(vedere immagine di seguito, cliccare sull'immagine per ingrandirla)

7) cliccare sul simbolo del "dischetto" per salvare
8) cliccare sul tasto libro per confermare l'acquisto

 

Come modificare o cancellare un acquisto da fornitore?

Non è possibile modificare un acquisto già registrato, ma è possibile solamente cancellarlo e registrarne uno nuovo.

Per cancellare un acquisto da fornitore:
1) Cliccare sul tab "Acquisto fornitore"
2) Cliccare sulla voce di menu "Acquisto fornitore cerca" subito sotto il tab "Numeri"
3) Cliccare sulla riga relativa all'acquisto in oggetto
4) Aggiungere una eventuale nota nel campo "note"
5) Cliccare il tasto "Cancellazione"

Come si inserisce un nuovo acquisto da agricoltore?

Accedere al sistema FIP

Cliccare sul tab "Acquisto agricoltore"

 

si apre una nuova schermata (la schermata dei contratti con gli agricoltori) in cui si vedono tante righe quanti sono gli eventuali contratti già creati (vedere immagine di seguito, cliccare sull'immagine per ingrandirla)

 

  1. Se si vuole creare un acquisto da un contratto già esistente, cliccare sulla riga del contratto.
  2. Se si vuole creare un nuovo contratto cliccare sul tasto "Nuovo"

 

  1. Caso contratto già esistente

Si apre una nuova schermata (la schermata di dettaglio del contratto) in cui ci sono tante righe quanti sono i prodotti oggetto del contratto  (vedere immagine di seguito, cliccare sull'immagine per ingrandirla)

cliccare sul prodotto che si intende acquistare

Si apre una nuova schermata con i dettagli del contratto su quello specifico prodotto (vedere immagine di seguito, cliccare sull'immagine per ingrandirla)

Nella zona grigia a sinistra è possibile vedere i dati del contratto.
Nella zona bianca a destra si inseriscono i dati relativi a questo specifico acquisto, in particolare:

- valore lordo, come da DDT fornitore
- tara, come da DDT fornitore
- collaboratore, nome della persona che esegue il carico
- eventuali note legate a questo specifico acquisto di merce

Per salvare temporaneamente i dati cliccare sul tasto "Salva" (icona del floppy disk blu)
Per confermare l'acquisto cliccare sul tasto "Registra"

 

2. Caso nuovo contratto

Si apre una nuova schermata che permette di creare un nuovo contratto (vedere immagine di seguito, cliccare sull'immagine per ingrandirla)

Immagine10

 

Compilare i dati relativi al nuovo contratto che si vuole creare, in particolare:

- data, inserire la data di iniizo del contratto
- anno, è l'anno di raccolto (per il sistema FIP il periodo del raccolto va dal 1 maggio al 30 aprile dell'anno successivo)
- Nr. coltivatoe/azienda, inserire il fornitore cercandolo nell'elenco dei fornitori cliccando sul tasto grigio alla fine del campo
poi si passa ad inserire i prodotti oggetto del contratto:
- Product, aprire il menu a tendina e selezionare il prodotto
- Quality programme, selezionare l'unica voce EU biologico
- Status, aprire il menu a tendina e selezionare B per biologico, C per conversione, V per convenzioanle
- Contract amount, inserire la quantità a contratto (in kilogrammi)

Per salvare temporaneamente i dati cliccare sul tasto "Salva" (icona del floppy disk blu)
Per confermare il contratto cliccare sul tasto "Salva e chiudi".

Una volta creato il contratto seguire le istruzioni al punto precedente 1. caso contratto esistente

Come modificare o cancellare un acquisto da agricoltore?

Non è possibile modificare un acquistgià registrata, ma è possibile solamente cancellarla e registrarne una nuova.

Per cancellare una fornitura di un agricoltore:
1) Cliccare sul tab "Consegne"
2) Cliccare sulla riga relativa alla fornitura da cancellare
3) Aggiungere una eventuale nota nel campo "Note"
4) Cliccare sul tasto "Cancellazione".

Come modificare o cancellare un contratto con un agricoltore?

Non è possibile modificare un contratto già registrato, ma è possibile solamente cancellarlo e registrarne uno nuovo

Per cancellare un contratto con un agricoltore:
1) Controllare che non siano registrate forniture relative al contratto in oggetto.
2) Cliccare sul tab "Acquisto fornitore"
3) Cliccare sul quadratino bianco all’inizio della riga del contratto in oggetto
4) Aggiungere una eventuale nota nel campo "Note"
5) Cliccare sul tasto "Cancella elementi selezionati"

Come caricare automaticamente gli acquisti?

In Federbio Integrity Platform è possibile, a scelta del cliente, caricare in automatico gli acquisti già inseriti nel proprio software gestionale, evitando così  l'inserimento manuale dei dati.

Ciò avviene tramite la trasmissione via internet alla piattaforma FIP di files dati, in formato .csv.  Trasmissione che si basa sul protocollo standard ftp ( file transfert protocol ).

Nel qual caso si intenda ultilizzare questa procedura, è necessario mettersi in contatto con il personale dell'assistenza al sistema FIP, mandando una mail al seguente indirizzo:

fip@fip.bio

Per l'estrazione dei dati dal proprio gestionale e la creazione  del file in formato .csv, il cliente deve contattare il fornitore del software gestionale seguendo le istruzioni fornite dal personale FIP.

Come si inserisce un nuovo fornitore?

Inviare una mail a fip@fip.bio indicando ragione sociale e PIVA dell'operatore. Federbio provvederà a verificare se presente nella base dati degli operatori biologici italiani e a inserirlo come nuovo fornitore in FIP.

Se gli operatori che si vuole inserire come propri nuovi fornitori, sono molti:

- scaricare il file "Modello inserimento fornitori" dalla pagina fip.bio/documenti-scaricabili/
- compilare il file con i dati dei fornitori da inserire

- salvare il file sul proprio PC

- inviare una mail a fip@fip.bio allegando il file compilato

Come si inserisce un nuovo prodotto?

Accedere a FIP

Cliccare, sulla voce "Amministrazione" nel menu in alto (vedi immagine di seguito, clicca sull'immagine per ingrandirla)

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si apre un menu

cliccare la voce "Ricerca Prodotto"
si apre una nuova finestra (vedi immagine di seguito, clicca sull'immagine per ingrandirla)

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Nella parte bassa della finestra sono visualizzati i prodotti già inseriti. Cliccare su una riga prodotto per modificare i dati associati al prodotto.

Per creare un nuovo prodotto cliccare sul tasto "Nuovo"
si apre una nuova finestra (vedi immagine di seguito, clicca sull'immagine per ingrandirla)

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Inserire:

- Codice prodotto: inserire il codice prodotto (suggeriamo di usare il codice prodotto che viene usato già nella vostra azienda)
- Descrizione: inserire la descrizione del prodotto (suggeriamo di usare la descrizione che viene usata già nella vostra azienda)
- codice intrastat: cliccare sul campo per aprire il menu a tendina e selezionare il codice Intrastat da associare al prodotto. Per sapere quale codice utilizzare scaricare i codici Intrastat da questa pagina fip.bio/documenti-scaricabili/
- Unità: cliccare sul campo per aprire il menu a tendina e selezionare "Peso"
- Fattore di unità: cliccare sul campo per aprire il menu a tendina e selezionare "Kilogrammo"
- Peso per unità: digitare "1"
- Note: inserire eventuali note
- Cliccare su "Salva e Chiudi" per confermare il nuovo prodotto

Se i prodotti da aggiornare sono molti

scaricare il file "Modello per inserimento prodotti" dalla pagina fip.bio/documenti-scaricabili/
compilare il file con i dati dei prodotti da inserire
inviare una mail a fip@fip.bio allegando il file compilato

Come posso controllare la situazione miei fornitori?

 

accedere al sistema FIP

Cliccare sul tab "Fornitore" (vedi immagine di seguito, cliccare sull'immagine per ingrandirla)

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Si apre una nuova finestra (vedi immagine di seguito, cliccare sull'immagine per ingrandirla)

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Compilare uno o più campi di ricerca

Il sistema visualizza (in base alla ricerca che si è eseguito)

1) in fondo ad ogni riga i semafori relativi allo stato di certificazione e di integrità del prodotto acquistato dal fornitore

2) all'inizio di ogni riga i semafori relativi allo stato di certificazione e di integrità complessivo del fornitore (su tutti i prodotti trattati anche veduti ad altri)

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Cosa significano i semafori?

Il sistema FIP gestisce due tipi di semafori:

  • uno per controllare lo stato della certificazione dell'operatore in base ai dati presenti in DATABIO (aggiornati ogni notte)
  • uno per controllare lo stato di integrità in base al bilancio di massa (venduto rispetto acquistato)

Accedendo al sistema FIP e cliccando sul tab "Fornitore" è possibile controllare i semafori dei propri fornitori.

I due semafori in fondo ad ogni riga sono relativi al prodotto acquistato da fornitore e il loro significato è:

Stato Certificazione:
Stato Certificazione: Il fornitore ha una certificazione valida per quel prodotto
Almeno un fornitore del fornitore (lungo a filiera) non ha una certificazione valida.
 Il fornitore non ha una certificazione valida per quel prodotto.
 Non è disponibile nessun dato riguardo alla certificazione di questo prodotto

Stato di integrità:

Stato di integrità: La quantità consegnata di questo prodotto è compatibile con la potenzialità produttiva o gli acquisti effettuati
Almeno un fornitore del fornitore (lungo a filiera) ha superato la potenzialità produttiva o gli acquisti effettuati
La quantità consegnata di questo prodotto supera la potenzialità produttiva o gli acquisti effettuati.
 Non è disponibile nessun dato (PAP non inserito oppure acquisti non registrati)

 

I due semafori all'inizio di ogni riga sono relativi alla situazione complessiva del fornitore e il loro significato è:

Stato Certificazione:
Stato Certificazione: Tutti i prodotti venduti dal fornitore hanno una certificazione valida.
Almeno un prodotto del fornitore ha una certificazione non valida.
 Nessun prodotto venduto dal fornitore ha una certificazione valida.
 Non è disponibile nessun dato riguardo alla certificazione del fornitore

Stato di integrità:

Stato di integrità: La quantità consegnata di tutti i prodotti è compatibile con la potenzialità produttiva o gli acquisti effettuati
 La quantità consegnata di almeno un prodotto del fornitore ha superato la potenzialità produttiva o gli acquisti effettuati
La quantità consegnata di tutti i prodotti supera la potenzialità produttiva o gli acquisti effettuati.
 Non è disponibile nessun dato su tutti i prodotti consegnati (PAP non inserito oppure acquisti non registrati)
Cosa devo fare se un mio fornitore ha semaforo rosso o grigio?

 

Nel caso un operatore rilevi che il proprio fornitore ha stato di certificazione o stato di integrità rosso oppure grigio, può:

1) sollecitare l'organismo di controllo del proprio fornitore per la risoluzione   della specifica criticità relativa al proprio fornitore.

2) contattare il fornitore e sollecitarlo a risolvere direttamente con il proprio   organismo di controllo la criticità.

 

Cosa significa la mail: Lo stato di integrità è cambiato?

Ogni volta che un operatore registra una transazione il sistema FIP esegue un controllo sulla situazione complessiva di quello specifico codice Intrastat, analizzando le transazioni già inserite di prodotti associati a quel codice intrastat (per esempio il codice 100119000 per il Grano Duro).
FIP analizza lo stato di integrità dei fornitori associati queste transazioni e calcola uno stato riassuntivo per l'operatore:

1 -se tutti i fornitori hanno stato di integrità verde (per quel codice intrastat) lo stato dell'operatore risulta verde

2 - se almeno un fornitore ha stato di integrità diverso dal verde (per quel codice intrastat) lo stato dell'operatore risulta giallo

3 - se tutti i fornitori hanno stato di integrità rosso (per quel codice intrastat) lo stato dell'operatore risulta rosso.

Nel caso in cui la transazione appena registrata causa un cambiamento in peggio dello stato di integrità (per esempio da verde a giallo) il sistema FIP invia una mail automatica di allarme all'operatore commerciale e al suo organismo di controllo.
La mail è come l'esempio qui sotto riportato (cliccare sull'immagine per ingrandirla):

Gentile operatore commerciale,

Federbio Integrity Platform (FIP) ha rilevato un cambiamento dello stato di integrità che è passato ad un livello di allarme.
Il colore segnalato è la sintesi dello stato di integrità dei suoi fornitori di prodotti associati al codice Intrastat indicato sotto.
Per ulteriori chiarimenti potete consultare la pagina internet:
http://fip.bio/domande-frequenti/
e selezionare la domanda:
"Cosa significa la mail: Lo stato di integrità è cambiato?"

alert2

Cordialmente

Federbio Integrity Platform
sito internet: www.fip.bio
casella di posta: fip@fip.bio>

Che cosa significa la mail: Allarme integrità FIP?

Ogni volta che viene registrata una transazione di acquisto da un agricoltore, il sistema FIP esegue un controllo sulla situazione complessiva dell'agricoltore (confronto tra la quantità complessivamente venduta dall'agricoltore e la sua potenzialità produttiva come da PAP inserito in FIP) .
Se rileva uno stato di integrità diverso dal verde invia una mail automatica all'operatore che ha acquistato e all'organismo di controllo dell'agricoltore.
La mail è come l'esempio qui sotto riportato (cliccare sull'immagine per ingrandirla):

Gentile azienda,

Federbio Integrity Platform ha rilevato un'allerta sullo stato di integrità di un suo fornitore.
Questo agricoltore ha effettuato consegne superiori alla quantità disponibile certificata da PAP che risulta nel sistema FIP.
Per ulteriori chiarimenti potete consultare la pagina internet: http://fip.bio/domande-frequenti/ e selezionare la domanda:

"Che cosa significa la mail: Allarme integrità FIP ?"

alert1

Cordialmente

Federbio Integrity Platform

sito internet: www.fip.bio

casella di posta: fip@fip.bio>

Come posso vedere certificati di conformità di un mio fornitore?

 

andare sul sito FIP cliccando sul link di seguito:

www.fip.bio

Cliccare sul tasto "Controlla i certificati su DATABIO"

Si apre una finestra come quella di seguito (cliccare sull'immagine per ingrandirla)

databio1

Compilare uno o più campi di ricerca con i dati dell'operatore che volete verificare

cliccare sul tasto "Cerca"

In basso appaiono gli operatori trovati in base ai criteri di ricerca impostati.

Scegliere l'operatore desiderato e cliccare sul tasto "Dettagli"

Appare una scheda come quella di seguito (cliccare sull'immagine per ingrandirla)

databio2

 

Posso inserire acquisti da un fornitore estero?

Al momento la piattaforma FIP non gestisce filiere estere. Pertanto vanno inserite solamente le transazioni di acquisto da fornitori italiani.

 

Come registro l'acquisto da un fornitore italiano di prodotto proveniente dall'estero?

E' possibile registrare una transazione di acquisto da un fornitore italiano di un prodotto di provenienza estera.

Per fare ciò è necessario creare un nuovo prodotto (per es. GRANO DURO UCRAINA) e associare il codice Intrastat appositamente creato (per es. per il grano duro di provenienza estera 10011900E)

Una volta creato il prodotto procedere come al solito a registrare la transazione selezionando e inserendo il prodotto appositamente creato.

Come gestire le giacenza del raccolto 2015?

Nel sistema FIP vanno inserite transazioni di acquisto a partire dal raccolto 2016.

Pertanto le giacenze 2015 non sono considerate dal sistema FIP e non vanno nemmeno inserite transazioni di acquisto di prodotto relativo al raccolto 2015.

Come viene gestiti i cereali da seme?

FIP gestisce solo materia prima per uso alimentare o zootecnico e non gestisce la filiera dei cereali da seme, già sottoposta a certificazione e controllo da parte dell'ENSE.

non vanno quindi inseriti in FIP acquisti di cereali da seme

per informazioni sulla filiera dei cereali da seme potete cliccare qui: http://www.sementi.it/tematiche/banca-dati-ense